İlk olarak, yeni bir oda kurmak isteyen kişi, oda kuruluş işlemlerini başlatmak üzere kendi adına yetki talep eden imzalı dilekçesini Bakanlığa (Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğüne) iletir. Dilekçede başvuru sahibinin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasının bulunması, Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanı (ESBİS) üzerinde yapılacak inceleme için gereklidir. Bu aşamada, Kanun'da belirlenen kuruluş yeter sayısı olan en az 500 esnaf ve sanatkârın imzasına ya da kuruluş beyanına gerek duyulmaz.

Yapılacak incelemenin ardından oda kurma talebine ön izin verilmesi durumunda, başvuru sahibine ESBİS üzerinde oluşturulacak “sanal oda”ya eklenecek esnaf ve sanatkârların bilgisinin girilebilmesi için yetki verilir. Başvuru sahibi, e-devlet sistemi aracılığıyla ESBİS’e giriş sağlayarak sanal odaya erişim sağlar.

Başvuru sahibinin; tarafına verilen yetki kapsamında kuruluş işlemlerini ilgili mevzuat hükümlerine göre yürüterek zamanında tamamlaması, oda kuruluş işlemleri süresince edinilecek bilgilerin oda kuruluş amacı dışında kullanılmaması, elde edilen kişisel verilerin 24.03.2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümleri uyarınca farklı amaçlar için kullanılmaması, işlenmemesi, paylaşılmaması aksi halde cezai sorumluluğun doğacağı hususlarına dikkat etmeleri ve bu doğrultuda hareket ederek gerekli önlemleri almaları önem arz etmektedir.

Diğer taraftan, kurulmak istenen odaya eklenecek esnaf ve sanatkârların bilgilerine ulaşmak başvuru sahibinin kendi sorumluğunda olup, Bakanlığımızca 6698 sayılı Kanun uyarınca esnaf ve sanatkârlara ilişkin toplu veriler kuruluş başvurusunda bulunan kişilerle paylaşılamamaktadır. Oda kuruluş işlemlerinin sürüncemede kalmaması maksadıyla sanal odaya üye ekleme işleminin süresi içerisinde (en geç 6 ay) tamamlanması gerekmektedir. Verilen yetki, süre bitiminde kendiliğinden iptal olmaktadır. Bu durumda yeniden oda kuruluşu için başvurulması gerekmektedir.

ESBİS’te yer alan sanal odaya girişi yapılan ve en az 500 kişilik kurucu üyeden oluşan oda kuruluş tutanağı ile yine ESBİS’ten alınmış oda ana sözleşmesinin her birinin 5’er nüsha halinde fiziksel ortamda alınıp, esnaf ve sanatkâr sicil müdürünün gözetiminde imzalanmak üzere hazırlanması gerekir. İmza işlemleri için öngörülen süre en fazla 6 ay olup, bu sürenin bitiminde verilen yetki kendiliğinden iptal olmaktadır.

Sicil müdürlüğünde gerçekleşen imza işlemlerinin süresi içerisinde tamamlanması neticesinde, sicil müdürlüğünce kuruluş evrakı bir üst yazı ve Birliğin görüşü ile birlikte Ticaret İl Müdürlüğüne iletilir. İl Müdürlüğü, oda kuruluş talebini 15 gün içinde inceleyerek görüşüyle birlikte kuruluş belgelerini eksiksiz olarak Genel Müdürlüğümüze gönderir.

Kuruluş evrakı, Genel Müdürlüğümüzce 5362 sayılı Kanun ile ilgili mevzuat kapsamında incelenir. Oda kuruluş tutanağında yer alan kişilerin vergi mükellefi olması, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği bünyesindeki odalara kayıtlı olmaması gibi Kanun'da sayılan üyelik şartlarını taşıyıp taşımadıkları kontrol edilir. Tüm şartları sağlayan en az 500 kişinin imzasının bulunması ve kuruluş işlemlerinin Kanun'a uygun olarak yürütülmüş olduğunun anlaşılması neticesinde oda kuruluşuna Bakanlık tarafından izin verilir.